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MS Access - Chuong 6: Su dung cac Query (truy van) de kiem tra du lieu
O chuong truoc, ban da duoc hoc cach sap xep va loc du lieu de quan ly thong tin trong bang tot hon. Trong chuong nay, ban se duoc biet mot cach loc va sap xep du lieu nua, day la cong cu manh duoc cung cap boi Access – Queries (truy van). Giong nhu filter (bo loc), cac truy van Access cho phep ban lua chon du lieu tu bang. Tuy nhien, cac truy van hoat dong manh hon bo loc.

Ket thuc chuong nay, ban se nam duoc cac noi dung sau:

  • Cac truy van la gi?
  • Cac loai truy van nao ma Access cho phep tao.
  • Cach de luu giu cac truy van.
  • Cach su dung Query Wizards
  • Cach thiet ke cac truy van rieng
  • Cach su dung luoi QBE
  • Cach thiet lap cac thuoc tinh trong mot truy van.

Bai 21: Tim hieu ve cac Truy van

Theo tu tieng anh binh thuong, mot truy van la mot cau hoi. Thuc te, do cung la mot truy van trong Access. Tom lai, Access cho phep ban dua ra mot cau hoi da duoc thiet ke de tra ve mot so cac bang ghi tu mot bang. Vi du “hay hien thi cac don dat hang da nhap trong 30 ngay gan nhat co gia tren 5000$”. Day la mot truy van, va ban co the tao de dang trong Access. Mac du ban khong the phat bieu truy van trong cuoc dam thoai thuong su dung, Access cho mot pham vi trong viec xac dinh nhung ban ghi ma ban muon xem.

Cac loai truy van

Access ho tro 5 loai truy van khac nhau. Moi truy van thuc hien mot thao tac khac nhau trong moi quan he toi du lieu trong bang. Sau day la 5 loai truy van: 

Select query. Day la loai truy van don gian nhat ban co the tao. Mot truy van lua chon tra ve so cac ban ghi dua tren tieu chuan ma ban chi dinh. Trong nhieu truong hop, loai truy van nay tuong tu nhu mot filter (tro lai chuong truoc). 

Action query. Truy van nay thuc hien hanh dong tren du lieu da duoc phuc hoi. Vi du, truy van co the tao mot bang moi va chuyen cac ban ghi vao no, hoac co the xoa cac ban ghi trong bang hien thoi. 

Crosstab query. Truy van nay dua ra thong tin trong mot bang tinh – quan ly tuong tu nhu Datasheet. (Crosstab la mot tu duoc ghep boi cross-tabulation). Ban co the su dung truy van nay de tong hop va tinh tong dua tren noi dung cac truong khac nhau. 

Parameter query (Truy van tham so). Truy van nay lam viec trong moi quan he voi cac truy van khac. Khi thuc hien truy van nay, Access hoi ban de thiet lap cac cau hoi. Truy van su dung cac cau tra loi de hoan thanh cong viec cua no. Ban co the nghi loai truy van nay nhu mot “truy van voi giao dien nguoi dung.” 

SQL query (truy van SQL): De xac dinh cac loai truy van, ban phai su dung SQL (Ngon ngu truy van co cau truc). SQL cung cap mot cach de giao tiep voi cac loai co so du lieu khac nhau hoac thiet ke co so du lieu tren mang.

Ban co the dua ra y kien tu viec xem danh sach cac truy van nay de co the su dung truy van duoc nhieu hon viec chi la nhung cau hoi ve du lieu (va ban phai lam dung). Cac truy van co the lam duoc nhieu va nhieu hon nua. Loai truy van ma ban su dung dua vao nhung gi ban muon hoan thanh. Khi thuc hanh het chuong nay, ban se hoc cach tao nhieu loai truy van khac nhau.

Nhu ban biet, Access cho phep truy van toi cac thong tin trong bang. Them vao do, no cung cho phep truy van cac thong tin trong cac truy van. Trong khi cach nay nghe nhu khong can thiet, thuc hien mot truy van la mot thao tac manh me va tien loi. Mot truy van thuong tra ve mot tap hop thong tin con trong mot bang; thuc te, tap hop con nay trong nhu mot bang binh thuong, du no la bang dua vao bang khac. Ban co the su dung tap hop con nhu la co so cho cac truy van tiep. Do vay, ban co the truy van du lieu tu mot bang va truy van chinh no. Tham chi truy van ket qua cua bang thu hai! Access kha la manh va linh hoat khi thuc hien cac truy van.

Cach Access luu giu cac truy van

Trong Access, ban luu cac truy van voi co so du lieu; chung la thanh phan khac cua co so du lieu, mot doi tuong khac giong nhu tables (bang), reports (bao cao) hay macros. O chuong 5, “Sap xep va loc thong tin” , ban da hoc cach luu mot bo loc nhu mot truy van, va ban luu no duoi mot ten. Ban co the thay nhung truy van nao da duoc xac dinh cho co so du lieu bang cach kich chuot vao nut Queries trong cua so Database. Khi lam viec voi co so du lieu moi hay mot co so du lieu ma cac truy van chua duoc xac dinh, Access hien thi khong co truy van nao trong cua so khong ke cac tuy chon cho phep ban tao cac truy van moi, hinh 1.


Hinh 1: Cua so Database voi nut Queries duoc lua chon

Chu y rang khi ban kich chuot vao nut Queries, Access thuc hien tuong tu cac nut san co nhu khi kich chuot vao nut Tables. Trong Access, ban thuc hien nhieu hanh dong nhu nhau de dieu khien cac truy van giong nhu voi bang. Vi du, ban co the sao chep cac truy van, doi ten va xoa chung. Ban cung co the tao mot truy van moi va thay doi cac truy van san co.

Access cung cap cho ban hai cach de tao truy van. Ban co the su dung mot trong nhung truy van Wizards hoac tao mot truy van tu dau. Trong phan cuoi cua chuong nay, ban se hoc cach de tao cac truy van su dung ca hai phuong thuc do.

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